A földön pattogó labdák nyomában…

Ki nem ismerné azt a helyzetet, amikor valamilyen üggyel nem foglalkozik senki,  megoldása “lóg a levegőben“. A szervezeten belül senki sem érzi magáénak a feladatot, hogy megoldja, továbbvigye, hatásait elemezze!  Az idő csak múlik, és nem történik semi. Pedig lehet, hogy valaki vár a válaszra, vagy a feladat megoldatlansága a szervezeten belüli folyamatokat blokkol. De az is lehet, hogy ha foglalkoznánk vele, előnyökkel élhetnénk, vagy az kinyert információk segítenék kockázatmenedzsmentünket.

Könnyen belátható, hogy az ilyen “földön hagyott labda” önmaga is kockázatot jelent szervezetünk számára.

Mit lehet tenni? 

Az ilyen ügyek kezelésében a legfontosabb, hogy azonosítsuk azokat. Ne engedjük meg, hogy a beérkező feladatoknak, leveleknek, dokumentumoknak ne legyen felelőse. Érjük el, hogy a felelős értékelje a beérkezett információt és ha nincs hatásköre megoldásához, juttassa a megfelelő hatáskörrel rendelkező munkatárshoz.

Természetesen azoknál a szervezeteknél, ahol sok ilyen földön pattogó labda van, az első lépésnek a rendrakásnak kell, hogy legyen. Gondoskodni kell az elfekvő ügyek azonosításáról, majd ki kell osztani azokat a megfelelő hatáskörrel, felelősséggel rendelkező munkatársnak megoldásra. Ha nincsenek a hatáskörök és felelősségi körök kiosztva, akkor határozzuk meg és szabályozzuk azokat!

Honnan tudjuk, hogy ki a felelős?

A feladat, felelősség, hatáskör ábrázolására egyik hasznos módszer az un. “RACI mátrix“. Íme alább egy minta: 

Forrás: http://bit.ly/2xeq2VD

A RACI mátrix soraiban az egyes feladatok, felelősségi körök találhatóak. Az oszlopaiban az egyes szerepkörök vannak. A szerepkörök személlyel, vagy személyekkel azonosíthatóak.  A szerepkörök használata azért célszerű, mert így könnyebben megoldható a helyettesítés kérdésköre szabadságolás, vagy esetleg betegség idején. Az egyes mátrixponton levő jelek, az adott szerepkörben levő személy, adott feladattal kapcsolatos szerepét mutatja be:

  • R = Responsible: Az a személy, aki ki lett jelölve a feladat elvégzésére;
  • A = Accountable: Az a személy, aki a feladattal kapcsolatban a végső döntést hozza;
  • C = Consulted: Az a személy akinek kikérik a véleményét a döntés előtt;
  • I = Informed: Az a személy, akit informálni kell a hozott döntésről.

A gyakorlatban azonos szerepben szerepelhet több személy is. Például fejlesztő, vagy értékesítési  csoportunk van. Emiatt az “R”, Responsible szerepkör értelmezése egy kicsit elmosódott lesz: ki lesz valójában az a személy, akihez fordulni lehet az adott feladattal kapcsolatban?  Kinek adjuk pontosan oda a földön pattogó labdát? Én jobban szeretem a fenti szerepkörlistát egy “S” szereppel kiegészíteni:

  • S = Support: Azok a személy, akik részt vesznek a feladat megvalósításában.

Így egy, a szakirodalomban “RASCI mátrixnak” nevezett eszköz jön létre.

Jellemző hibák

  • Soronként legalább egy “R” szerep szükséges. Hiba, ha nincs soronként egy “R”! Ő az a személy, aki számon kérhető az adott feladat végrehajtásáért. Ugyan akkor, ha nem használják az “S” szerepkört, akkor több felelős személy lesz, egy adott soron belül: több oszlopban fog szerepelni “R” betű. Igen ám, de ki lesz az aki lesz aki fel fogja kapni azt a bizonyos labdát? Ki lesz aki a feladatért számon kérhető?
  • Soronként egy “A” szerep szükséges. Hiba, ha nincs soronként egy “A”. Ebben a szerepkörben szereplő személy a döntéshozó. Nehezen elképzelhető, hogy a feladattal kapcsolatban nem születnek döntések!
  • Egy cellában egyszerre szerepel “R” és “A” is. Ezt a helyzetet érdemes kerülni, mivel csak speciális helyzetben képzelhető el az, hogy valaki a saját munkáját fogadja el.
  • Hiba, ha az “A” szerep túl magas szinten jelenik meg: magas szinten levő vezető nem látja át a problémát, nehezen elérhető,
  • Hiba, ha túl alacsony szintre kerül az “R” szerep vannak olyan feladatok, amelyeket egy középvezető sem végez el.

Remélem, hogy segítségükre voltam!

Ne gondolkodjon, kérdezzen! Várom megkeresését!

Elképesztő sikereket kívánva:

Hollókövi Béla
CMC – bejegyzett vezetési tanácsadó

 

Az adott cikk linkje: https://hollokovi.hu/2018/03/13/foldon-pattogo-labdak-nyomaban/